Đề xuất kinh doanh là một tài liệu bằng văn bản được gửi cho một khách hàng tiềm năng để có được một công việc cụ thể. Đề xuất có thể được trưng cầu hoặc không được yêu cầu. Một khách hàng có thể chỉ cần yêu cầu một đề xuất về một dự án trong cuộc gọi bán hàng bằng cách nói: 'Bạn biết đấy, điều đó nghe có vẻ thú vị. Tại sao bạn không gửi cho tôi một đề xuất về điều đó. ' Trong các trường hợp khác, đề xuất có thể là một trưng cầu chính thức, thường được gọi là RFP (yêu cầu đề xuất). RFP hầu như luôn luôn là tài liệu. Chúng chỉ rõ sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp, trình độ chuyên môn cần tìm và thời hạn nộp hồ sơ. Rõ ràng là các đề xuất hấp dẫn có nghĩa là khách hàng đã quyết định mua hàng. Chỉ việc lựa chọn một nhà cung cấp vẫn được thực hiện. Ngược lại, một đề xuất không được yêu cầu thường là một bài thuyết trình bán hàng mặc một chiếc áo choàng khác — nhưng đề xuất này đặc biệt nhắm vào một hoạt động được xác định rõ ràng và có giới hạn. Một ví dụ về một đề xuất không được yêu cầu là việc gửi đề cương của một cuốn sách cho một nhà xuất bản tranh luận về mức độ phổ biến của chủ đề này, tính mới của cách tiếp cận và giá trị của tác giả.
Đề xuất kinh doanh phải được phân biệt với ước tính . Trong nhiều lĩnh vực mà doanh nghiệp nhỏ đang hoạt động, các ước tính phục vụ cùng mục đích như một đề xuất. Chúng là tài liệu liên quan đến việc bán một tấm lợp hoặc một công việc lát nền hoặc một dịch vụ dọn dẹp nhà cửa hàng tháng. Nhưng khi các ước tính được sử dụng, trình độ của người bán và phương pháp hoàn thành công việc của họ cũng được thiết lập, nhưng bằng các cách khác — thường là bằng một cuộc phỏng vấn hoặc cuộc gọi bán hàng. Đôi khi người bán được cho là phù hợp với công việc vì doanh nghiệp đã có danh tiếng tốt. Mặt khác, các đề xuất thường liên quan đến các dịch vụ phức tạp hoặc bất thường một lần như tạo cảnh quan công viên, khảo sát thị trường hoặc xây dựng nhà máy lọc dầu. Trong những trường hợp này, cách tiếp cận công việc, thiết kế, thực hiện, lịch trình, và thậm chí cả tính thẩm mỹ đòi hỏi nhiều hơn chỉ là một ước tính đô la.
Nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hoạt động hoàn toàn trên cơ sở đề xuất. Trong các trường hợp khác, một đề xuất đôi khi được yêu cầu, đôi khi không. Trong các lĩnh vực kỹ thuật cao, đề xuất có thể chứa đầy các danh sách khô khan về các thông số kỹ thuật và / hoặc chi tiết quy trình. Nhưng điều quan trọng cần nhớ là các đề xuất luôn là đầu tiên và quan trọng nhất tài liệu bán hàng .
CÁC YẾU TỐ CỦA ĐỀ XUẤT KINH DOANH
Trong hầu hết các ngành, các đề xuất có định dạng được xác định rõ ràng dành riêng cho lĩnh vực đó. Ví dụ có thể là cung cấp dịch vụ đi dây điện cho một tòa nhà cao tầng lớn hoặc nền móng đổ cho một khu phát triển ngoại ô. Trong những trường hợp như vậy, trước tiên, nhà thầu phải nhận được các đề xuất cũ và tuân theo cấu trúc thường được sử dụng bởi thương mại của mình trên thị trường đó. Trong các ngành nghề như kiến trúc và cảnh quan, một bản trình bày trực quan, đôi khi thậm chí là một mô hình, là trọng tâm của việc bán hàng. Điều tương tự cũng xảy ra đối với một đề xuất quảng cáo. Trong ba lĩnh vực này - cũng có những lĩnh vực khác - bài thuyết trình thực sự thường là một cuộc họp. Bất kỳ tài liệu nào cũng bổ sung và có xu hướng tóm tắt bản trình bày với cái gọi là 'tấm nồi hơi' bổ sung, tức là chi tiết hành chính.
Những gì tiếp theo ở đây là cuộc thảo luận về các đề xuất chung hơn, thường được liên kết với các nghiên cứu, khảo sát hoặc các hoạt động dịch vụ (ví dụ: dịch vụ bảo vệ cho khu liên hợp nhà kho). Trong các đề xuất này, cấu trúc chung sau đây được áp dụng.
Tất cả các đề xuất đều có ít nhất hai phần riêng biệt: thư xin việc và bản thân tài liệu đề xuất. Ngoài ra, đôi khi, một hoặc nhiều phụ lục có thể được cung cấp với biểu đồ, đồ thị, ảnh, bản đồ, v.v. Đề xuất ngắn gọn, đôi khi còn được gọi là 'đề xuất bằng thư', kết hợp hai phần đầu tiên thành một bản đệ trình duy nhất thường dài tối đa từ sáu đến tám trang.
Các thư xin việc phục vụ như một tài liệu truyền tải. Nhiều nhà thầu cũng sử dụng thư xin việc để cung cấp bản chất của đề xuất dưới dạng rất viết tắt, nêu bật trình độ của nhà thầu, nêu tên giá và yêu cầu đặt hàng.
Các tài liệu đề xuất thường có cấu trúc sau:
- Trang tiêu đề. Phần này thường bao gồm tên của bạn và tên công ty của bạn, tên của người hoặc công ty mà đề xuất được gửi đến và ngày gửi.
- Mục lục. Mặc dù thường không cần thiết cho các đề xuất ngắn hơn, nhưng chúng đôi khi được sử dụng cho các đề xuất chính thức phức tạp. Trong trường hợp các bộ phận khác nhau của khách hàng sẽ xem xét riêng các phần của tài liệu, mục lục là một phương tiện hữu ích để hướng dẫn người đọc nhanh chóng đến các chủ đề như Điện, Kết cấu, Hệ thống sưởi & Làm mát (trong một dự án xây dựng) '¦ hoặc Thực phẩm Dịch vụ, Âm nhạc, Giải trí, Dịch vụ Vận chuyển (nằm trong dự án tổ chức lễ hội).
- Tóm tắt điều hành. Một bản tóm tắt có thể được bao gồm ở đây hoặc có thể được chuyển tải trong thư xin việc.
- Tuyên bố về Vấn đề / Vấn đề / Công việc. Phần này lặp lại, theo cách diễn đạt lại, các mục tiêu và mục tiêu của khách hàng như được diễn giải bởi nhà thầu. Việc bao gồm bản trình bày lại vấn đề này có giá trị trong việc cho khách hàng thấy rằng nhà thầu hiểu đúng vấn đề.
- Tiếp cận. Trong phần này, nhà thầu tóm tắt cách tiếp cận được đề xuất của mình để giải quyết vấn đề của khách hàng hoặc thực hiện nhiệm vụ cần thiết. Cách tiếp cận được đề xuất thường là chìa khóa để giành được công việc - nếu giá cả phù hợp - bởi vì nó cho thấy các phương tiện, phương thức suy nghĩ hoặc kỹ thuật độc đáo, tại sao chúng sẽ giải quyết vấn đề và tại sao chúng vượt trội hơn so với các phương án thay thế. Phần này không cần phải chi tiết. Chi tiết được để lại cho Phương pháp luận. Nhưng nó trình bày các yếu tố chiến lược của đề xuất và lập luận có lợi cho họ.
- Phương pháp luận. Phần này sẽ phát triển một số chi tiết về cách Phương pháp tiếp cận sẽ được thực hiện. Mức độ chi tiết phải vừa đủ để truyền tải đến khách hàng một cách thuyết phục những gì sẽ xảy ra mà không vướng vào những chi tiết vụn vặt.
- Trình độ chuyên môn của nhà thầu. Phần này trình bày tài liệu lý do tại sao nên chọn nhà thầu này dựa trên trình độ chuyên môn, lịch sử quá khứ và hoàn thành thành công các công việc tương tự trong quá khứ.
- Lịch biểu và Điểm chuẩn. Các yếu tố chính của công việc được hiển thị ở đây dựa trên dòng thời gian. Nếu cần, các điểm chuẩn cụ thể được xác định để chỉ ra việc hoàn thành thành công các mục tiêu trung gian.
- Đề xuất chi phí, lịch thanh toán và các vấn đề pháp lý. Nhà thầu kết thúc bằng cách trình bày giá càng chi tiết theo yêu cầu trong RFP. Luôn luôn là khôn ngoan khi xác định cụ thể thời điểm nhà thầu mong đợi nhận được một phần thanh toán khi công việc tiến hành. Nếu các vấn đề pháp lý liên quan, chúng có thể được đặt ở đây. Nếu chúng dài, chúng có thể xứng đáng với một phần của riêng chúng.
ĐỀ XUẤT THÀNH CÔNG
Các đề xuất thành công, trên tất cả, những gì khách hàng mô tả là 'đáp ứng', nghĩa là nhà thầu đã làm bài tập về nhà của mình, hoàn toàn quen thuộc với nhu cầu và nguyện vọng của khách hàng và đã phản hồi cẩn thận tất cả các khía cạnh của RFP. Khả năng phản hồi cuối cùng quan trọng hơn nhiều, tất cả đều ngang bằng, so với sự hấp dẫn trực quan của bản trình bày hoặc thậm chí là tính trôi chảy của văn bản. Một đề xuất đẹp và được viết tốt nếu thiếu hoặc bỏ qua các yếu tố chính của dự án của khách hàng sẽ thua một đề xuất buồn tẻ nhưng có khả năng đáp ứng tốt. Viết trong Tạp chí Kinh doanh Los Angeles , Sharon Berman lưu ý rằng 'Làm bài tập về nhà của bạn và chuẩn bị cần thiết có thể tạo ra tất cả sự khác biệt. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thời gian và nỗ lực khổng lồ cần thiết để tạo ra một đề xuất chuyên nghiệp. ' Gặp gỡ những người ra quyết định quan trọng trước thời hạn và đặt những câu hỏi thăm dò để xác định chính xác những gì họ đang tìm kiếm là sự chuẩn bị tối thiểu. Không cần phải nói, giá cả cạnh tranh luôn là yếu tố quyết định cuối cùng giữa các đối thủ ngang nhau.
THƯ MỤC
Berman, Sharon. 'Làm thế nào để tạo ra các đề xuất kinh doanh làm lung lay khách hàng.' Tạp chí Kinh doanh Los Angeles . 3 tháng 1 năm 2000.
Gilliam, Stacy. 'Tăng sức mạnh cho Đề xuất của bạn.' Doanh nghiệp đen . Tháng 6 năm 2005.
Sant, Tom. Đề xuất kinh doanh thuyết phục . AMACOM, ngày 1 tháng 12 năm 2003.
