Hôm nay ăn mặn à?
Nếu có, hãy cố gắng tránh những từ và cụm từ này. Chúng là tín hiệu cho người nhận rằng bạn đang có một ngày tồi tệ. Điều gì hoạt động tốt hơn? Tôi luôn luôn nói-- giải thích chi tiết . Email là một định dạng tuyệt vời để đi sâu vào từng chi tiết nhỏ về những gì bạn thực sự muốn nói.
Điều quan trọng là bỏ qua các từ và cụm từ 'mã' dưới đây cho thấy bạn đang có tâm trạng tồi tệ vì quá dễ hiểu nhầm đó là tức giận hoặc thậm chí là oán giận. Đừng nói 'để tham khảo trong tương lai' mà thay vào đó hãy giải thích tại sao bạn muốn thực hiện thay đổi đối với các dự án xảy ra trong tương lai và tại sao nó lại quan trọng đối với bạn. Thay vì nói 'không may', hãy bỏ qua từ đó và giải thích tin xấu với sự đồng cảm và thấu hiểu hơn. Hãy thử nó cho tôi với một email! Tôi sẵn sàng lắng nghe .
1. Thật không may ...
Tôi đã từng đề cập đến vấn đề này trước đây - nó nghe có vẻ phiến diện và hơi thô lỗ. Bạn có thể nghe thấy tiếng giận dữ to và rõ ràng. (Trực tiếp, bạn có thể sử dụng giọng điệu có vẻ chân thành hơn.) Điều này cho thấy bạn đang có tâm trạng tồi tệ vì nó rất ngắn và thường được theo sau bởi một số tin xấu.
2. Để tham khảo trong tương lai ...
Đây là một cái tát vào cổ tay. Về cơ bản, đó là một cách nói - này, bạn đã hiểu sai, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không làm như vậy một lần nữa. Thường khó nhớ rằng email không có rung cảm . Có thể bạn đang nói thuật ngữ này một cách nhẹ nhàng hoặc châm biếm. Người nhận sẽ không biết điều đó. (Nhân tiện, tôi thấy câu này được rút ngắn thành 'for future' rất nhiều. Nó cũng mặn mà.)
3. Về ...
Khi bạn sử dụng một từ trang trọng như 'liên quan đến' nó báo hiệu rằng bạn đang hơi buồn. Tại sao vậy? Đối với hầu hết chúng ta, email đã trở thành một phương thức giao tiếp không chính thức. Chúng tôi nhận được hàng trăm tin nhắn mỗi tuần. Khi bạn đột nhiên rơi vào giọng điệu tương tự mà luật sư hoặc kế toán có thể sử dụng, điều đó khiến bạn có vẻ như tỉnh dậy nhầm giường,
4. Để đáp lại ...
Một lần nữa, có một giọng điệu trang trọng. Trong nhiều năm, email được trang trí công phu hơn một chút. Sau đó, một cái gì đó đã thay đổi - nó trở nên giống như nhắn tin nhanh hoặc trò chuyện. Sử dụng một cụm từ trang trọng như thế này khiến bạn có vẻ hơi tức giận hoặc khó chịu, ngay cả khi đó không phải là ý định.
5. Tiến tới ...
Đây là một yêu thích cá nhân của tôi. Nó giống như việc bạn đột nhiên tham gia vào một trật tự huynh đệ hoặc trở thành thuyền trưởng của một con tàu. 'Tuyển dụng, hãy làm điều này trong tương lai.' Nó chỉ nghe có vẻ bác bỏ. Nếu bạn là sếp, thậm chí có vẻ như người đó sắp bị sa thải.
6. Xin hãy tư vấn ...
Đây là một thuật ngữ khác giống như luật sư. (Nhân tiện, bạn sẽ phá hỏng khoảnh khắc nếu bạn sử dụng 'lời khuyên' thay vì lời khuyên.) Tại sao không giải thích thêm một chút về lý do tại sao việc người nhận chia sẻ thêm thông tin với bạn là điều quan trọng? Hoặc ... hãy thử nhấc máy.
7. Như chúng ta đã thảo luận trước đây ...
Email của bạn nhắc nhở người nhận rằng bạn đã nói chuyện. Làm thế nào đó có thể là một điều xấu? Hầu hết chúng ta sẽ không đọc nó theo cách đó. Điều đó thật khó hiểu vì rõ ràng người nhận biết bạn đã nói chuyện. Tại sao lại nhắc nhở? Trong hầu hết các trường hợp, đó là bởi vì chúng ta thích hành động như những người thông minh.
8. Xem bên dưới ...
Có tội cho cái này. Tôi đã nhập 'xem bên dưới' mà không có lời giải thích nào khác. Vấn đề là nó cảm thấy thô lỗ và đột ngột. Nó buộc người nhận phải thực hiện công việc. Cách tiếp cận tốt hơn là tóm tắt email hoặc đặt câu hỏi, kích hoạt phản hồi thay vì hành động hơi lười biếng.
