Bất kể công việc hoặc ngành nghề của bạn là gì, không phải lúc nào cũng có đủ giờ trong ngày để hoàn thành mọi việc. Kết quả là, bạn liên tục cảm thấy mình luôn ở phía sau. Và điều đó không tốt cho năng suất hoặc sức khỏe của bạn.
Vậy, câu trả lời là gì? Làm thêm giờ?
Không cần thiết. Như Bob Sullivan giải thích trên CNBC.com, 'Nghiên cứu cố gắng định lượng mối quan hệ giữa số giờ làm việc và năng suất đã phát hiện ra rằng sản lượng của nhân viên giảm mạnh sau một tuần làm việc 50 giờ và rơi xuống vực sau 55 giờ - rất nhiều Theo một nghiên cứu được xuất bản năm ngoái bởi John Pencavel của Đại học Stanford, một người nào đó dành 70 giờ sẽ không tạo ra nhiều hơn với 15 giờ làm thêm đó. '
Thay vì làm thêm những giờ đó, bạn có thể trở nên hiệu quả hơn trong công việc bằng cách tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Và bạn có thể bắt đầu với điều đó càng sớm càng tốt bằng cách làm theo mười mẹo đơn giản sau.
1. Tỉa mỡ.
Bạn vừa được giao một dự án lớn. Đương nhiên tâm trí của bạn đang chạy đua với hàng triệu suy nghĩ khác nhau về việc bắt đầu từ đâu và những gì bạn cần để hoàn thành công việc đúng thời hạn. Kết quả là, bạn bắt đầu tạo một danh sách việc cần làm rất cồng kềnh.
Vấn đề với những danh sách việc cần làm ngoài tầm kiểm soát này là chúng quá tải và ngăn cản bạn làm việc hiệu quả. Đó là bởi vì bạn đang làm việc đa nhiệm và hướng năng lượng của mình vào các nhiệm vụ và hoạt động không quan trọng.
Thay vào đó, hãy giữ cho danh sách của bạn gọn gàng và có ý nghĩa bằng cách chỉ tập trung vào 3 đến 5 nhiệm vụ cấp bách, quan trọng và thách thức nhất trong ngày, hay còn gọi là Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT) của bạn. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm trước khi chuyển sang các nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Khi làm vậy, bạn sẽ cảm thấy hiệu quả hơn và ít lo lắng hơn.
Lou Babauta của ZenHabits gợi ý rằng ít nhất một trong các MIT của bạn phải liên quan đến mục tiêu của bạn và bạn nên thực hiện chúng vào buổi sáng Cho dù là ở nhà hay ở văn phòng, hãy giải quyết MIT của bạn vào buổi sáng.
Theo Lou, 'Nếu bạn gác lại chúng để muộn hơn, bạn sẽ bận rộn và hết thời gian để thực hiện chúng. Hãy tránh xa chúng, và phần còn lại của ngày là nước thịt! '
2. Đo lường kết quả của bạn, không phải thời gian của bạn.
Khi nói đến năng suất, chúng ta thường tập trung vào thời gian hoàn thành một việc gì đó; trái ngược với những gì chúng tôi thực sự đạt được trong một ngày. Ví dụ: bạn vừa dành bốn giờ để viết một bài đăng trên blog 1.000 từ. Bạn có thể hơi bối rối vì điều đó đã làm mất một khoảng thời gian tốt đẹp trong ngày của bạn.
Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn tập trung vào các phần nhỏ hơn của bài đăng trên blog? Ví dụ: bạn đã chia thành năm phần 200 từ, định dạng nó đúng cách, thêm tiêu đề, chạy kiểm tra chính tả và thêm hình ảnh. Đột nhiên bạn nhận ra bạn đã thực sự hoàn thành rất nhiều trong khung thời gian đó.
Trên thực tế, nghiên cứu từ nhóm Behance cho thấy 'việc đặt tầm quan trọng của giờ giấc và sự hiện diện thể chất lên trên hành động và kết quả dẫn đến văn hóa làm việc kém hiệu quả (và lo lắng)'.
'Áp lực bắt buộc phải ngồi vào bàn làm việc cho đến một thời điểm nhất định tạo ra một nền văn hóa kiểu nhà máy bỏ qua một số quy luật cơ bản của việc hình thành ý tưởng và bản chất con người: (1) Khi bộ não mệt mỏi, nó sẽ không hoạt động tốt, (2) Việc hình thành ý tưởng diễn ra theo điều kiện riêng của nó, (3) Khi bạn cảm thấy bị buộc phải thực hiện vượt quá khả năng của mình, bạn bắt đầu ghét những gì mình đang làm. '
Một cách để hỗ trợ bạn đo lường kết quả thay vì thời gian là tạo danh sách đã hoàn thành. Đây chỉ đơn giản là một nhật ký liên tục của mọi thứ bạn đã hoàn thành trong một ngày. Bằng cách giữ danh sách này, bạn sẽ cảm thấy có động lực và tập trung hơn vì bạn thực sự có thể thấy những gì bạn đã hoàn thành.
Ngoài ra, theo người đồng sáng lập Buffer, Leo Widrich, các danh sách đã hoàn thành cho phép 'bạn đánh giá lại một ngày của mình, giúp bạn có cơ hội ăn mừng thành tích của mình và giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn.'
3. Có sự điều chỉnh thái độ.
Nhóm nghiên cứu tại Mind Tools nói rằng chúng ta làm việc hiệu quả hơn khi chúng ta có một 'thái độ tích cực.'
'Những người có thái độ tốt luôn chủ động bất cứ khi nào họ có thể. Họ sẵn sàng giúp đỡ một đồng nghiệp đang gặp khó khăn, họ hỗ trợ khi ai đó bị ốm, và họ đảm bảo rằng công việc của họ được hoàn thành với tiêu chuẩn cao nhất. '
Và, bạn sẽ không bao giờ nghe họ nói rằng công việc của họ là 'Đủ tốt'. Đó là bởi vì họ vượt lên trên và hơn thế nữa.
Hơn nữa, thái độ tốt trong công việc sẽ giúp bạn đặt ra các tiêu chuẩn cho công việc, đảm bảo rằng bạn đang chịu trách nhiệm về bản thân và đưa ra quyết định dễ dàng hơn vì chúng dựa trên trực giác của bạn. 'Đặc điểm đáng ngưỡng mộ này khó có thể tìm thấy ở nhiều tổ chức. Nhưng việc thể hiện khả năng ra quyết định có đạo đức và tính chính trực có thể mở ra nhiều cánh cửa cho bạn trong tương lai. '
4. Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp.
Bất kể bạn là người làm việc tự do, doanh nhân hay nhân viên, sẽ có lúc bạn phải làm việc với những người khác. Vì vậy, bạn nên củng cố kỹ năng giao tiếp và hợp tác của mình. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ loại bỏ được việc làm lại không cần thiết và lãng phí thời gian từ việc giải thích mọi hiểu lầm và thông tin sai lệch.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực của mình và duy trì một chủ đề khi giao tiếp. Ví dụ, khi soạn email, hãy viết ngắn gọn và trọng tâm. Đừng đưa quá nhiều thông tin vào tin nhắn vì nó sẽ chỉ khiến người nhận nhầm lẫn.
5. Tạo và tuân theo một thói quen.
'Chúng ta là những sinh vật có thói quen, và bộ não của chúng ta cũng vậy. Khi chúng ta thiết lập các thói quen, chúng ta có thể thực hiện các nhiệm vụ nhanh hơn vì chúng ta không phải 'suy nghĩ' về nhiệm vụ - hoặc chuẩn bị cho nó - nhiều như vậy và có thể làm việc trên chế độ lái tự động ', Hallie Crawford, một huấn luyện viên nghề nghiệp được chứng nhận, nói. , và tác giả.
Đối với tôi, tôi sử dụng công cụ quản lý lịch trực tuyến để tạo và tuân thủ các quy trình sau:
6. Tự động hóa nhiều nhiệm vụ hơn.
Bạn muốn biết bí mật của việc hoàn thành nhiều việc hơn? Giảm số lượng quyết định bạn phải đưa ra trong ngày. Đó là lý do tại sao Mark Zuckerberg đã mặc bộ trang phục đó trong nhiều năm. Hầu hết các ngày anh ấy vẫn làm. Nó ngăn chặn sự mệt mỏi. Tôi sẽ nói mặc dù vậy, tôi đã thử điều này và điều này thật khó khăn cho mối quan hệ của tôi với vợ. Hãy chắc chắn rằng bạn tìm thấy số dư của mình.
Tony Schwartz, chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của Dự án Năng lượng, viết trên Harvard Business Review: 'Bí quyết phản trực giác để hoàn thành công việc là làm cho chúng tự động hơn, vì vậy chúng cần ít năng lượng hơn'.
'Hóa ra mỗi chúng ta đều có một nguồn ý chí và kỷ luật, và nó dần dần cạn kiệt bởi bất kỳ hành động tự điều chỉnh có ý thức nào. Nói cách khác, nếu bạn dành năng lượng để cố gắng cưỡng lại một chiếc bánh quy sô cô la thơm phức, bạn sẽ chỉ còn lại ít năng lượng hơn để giải quyết một vấn đề khó khăn. Ý chí và kỷ luật suy giảm không ngừng khi ngày tháng tiếp tục. '
Nói cách khác, hãy xây dựng các quy trình và thói quen để bạn không phải quyết định. Bạn chỉ đang làm. Vì vậy, tại sao Zuck lại mặc những bộ quần áo giống nhau hàng ngày. Bằng cách loại bỏ những điều ngớ ngẩn hay phù phiếm đó, anh ấy có thể tập trung toàn bộ sức lực cho những quyết định công việc quan trọng hơn.
7. Dừng đa nhiệm.
Tất cả chúng ta đều tin rằng chúng ta là những người đa nhiệm. Trên thực tế, con người không có khả năng làm nhiều việc cùng một lúc.
Nhà khoa học thần kinh Earl Miller cho biết: “Mọi người không thể đa nhiệm rất tốt và khi mọi người nói rằng họ có thể, họ đang tự huyễn hoặc bản thân. 'Bộ não rất giỏi trong việc tự huyễn hoặc bản thân.'
Thay vào đó, chúng tôi chỉ đơn giản là chuyển sự chú ý của mình từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác rất nhanh chóng.
'Chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bạn nghĩ rằng mình đang thực sự chú ý đến mọi thứ xung quanh cùng một lúc. Nhưng thực ra bạn không phải vậy, 'Miller nói.
'Bạn không chú ý đến một hoặc hai thứ đồng thời, nhưng chuyển đổi giữa chúng rất nhanh chóng.'
Trên thực tế, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng họ thực sự có thể nhìn thấy bộ não đang gặp khó khăn khi làm việc đa nhiệm.
Vì vậy, lần sau khi bạn có nhu cầu đa nhiệm, hãy dừng lại. Hãy thư giãn và sau đó quay lại tập trung vào một việc cần phải hoàn thành ngay bây giờ. Sau khi hoàn tất, bạn có thể chuyển sang việc khác.
8. Tận dụng sự trì hoãn của bạn.
Điều này nghe có vẻ phản tác dụng. Nhưng, thực sự có một phương pháp dẫn đến sự điên rồ ở đây.
Theo Định luật Parkinson, được đặt theo tên của nhà sử học Cyril Northcote Parkinson, 'Nếu bạn đợi đến phút cuối cùng, bạn chỉ mất một phút để thực hiện.'
Hãy suy nghĩ về nó. Bạn đã có thời hạn trong công việc hiện lên trên đầu trong một tháng, nhưng bạn chỉ hoàn thành nó trong tuần cuối cùng.
Điều này không cho phép bạn đợi đến giờ thứ 11. Theo Thai Nguyen của TheUtopianLife.com, nó cung cấp 'đòn bẩy tuyệt vời cho hiệu quả: áp đặt thời hạn ngắn hơn cho một nhiệm vụ hoặc lên lịch cuộc họp sớm hơn.'
9. Giải tỏa căng thẳng.
Vì căng thẳng có thể gây ra các vấn đề về thể chất, cảm xúc và hành vi - có thể ảnh hưởng đến sức khỏe, năng lượng, hạnh phúc và sự tỉnh táo của bạn - không có gì ngạc nhiên khi căng thẳng cản trở hiệu quả công việc của bạn.
Tin tốt là bạn có thể giảm bớt căng thẳng tại nơi làm việc.
Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, 'các chiến lược giảm căng thẳng hiệu quả nhất là tập thể dục hoặc chơi thể thao, cầu nguyện hoặc tham gia một buổi lễ tôn giáo, đọc sách, nghe nhạc, dành thời gian với bạn bè hoặc gia đình, đi mát-xa, đi dạo bên ngoài. , thiền hoặc tập yoga và dành thời gian cho sở thích sáng tạo. '
Tuy nhiên, các chiến lược kém hiệu quả nhất là 'đánh bạc, mua sắm, hút thuốc, uống rượu, ăn uống, chơi trò chơi điện tử, lướt Internet và xem TV hoặc phim trong hơn hai giờ.'
Một kỹ thuật quản lý căng thẳng hiệu quả khác là tăng cường khả năng kiểm soát tình huống của bạn trước. Bạn có thể bắt đầu bằng cách lên kế hoạch cho ngày mai vào tối hôm trước và tuân theo thói quen của mình. Bằng cách này, bạn biết những gì mong đợi vào buổi sáng.
10. Làm nhiều hơn công việc mà bạn yêu thích.
Không phải ai cũng có đủ đặc ân để làm những gì bạn yêu thích để kiếm sống. Ngay cả khi bạn đang theo đuổi ước mơ và theo đuổi đam mê của mình, vẫn sẽ có những nhiệm vụ bạn không thích làm. Trong cả hai trường hợp, hãy tập trung nhiều hơn vào công việc mà bạn thực sự thích làm.
Bọ cạp đang yêu
Ví dụ, nếu bạn là một đầu bếp, thì rõ ràng bạn có niềm yêu thích nấu nướng. Thay vì dành cả ngày để làm các công việc hành chính, hãy thuê ngoài hoặc ủy thác những công việc đó để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn trong bếp hoặc đi chợ để tìm nguyên liệu tươi.
Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ cảm thấy thỏa mãn, được truyền cảm hứng, thử thách và năng suất hơn.
