Chia sẻ công việc là một lựa chọn công việc linh hoạt trong đó hai hoặc có thể nhiều nhân viên chia sẻ một công việc duy nhất. Ví dụ, một người có thể làm việc ở một vị trí nhất định vào Thứ Hai và Thứ Ba, và người thứ hai có thể đảm nhiệm vị trí đó vào Thứ Năm và Thứ Sáu. Hai người có thể cùng làm việc vào thứ Tư và sử dụng thời gian đó để cập nhật cho nhau về tình trạng hiện tại của các dự án khác nhau mà họ hợp tác. Nhiều cách sắp xếp khác cũng có thể thực hiện được.
Chia sẻ công việc là một giải pháp thay thế có phần gây tranh cãi cho việc tắt máy, giờ làm việc linh hoạt, tuần làm việc nén và các cách sắp xếp khác được các doanh nghiệp sử dụng để cung cấp cho nhân viên của họ sự linh hoạt hơn về lịch trình làm việc mà không làm tăng chi phí và trong khi vẫn duy trì năng suất. Chia sẻ công việc là một lựa chọn cho những nhân viên muốn làm việc ngắn hơn một chút. Trong nhiều trường hợp, một vị trí chia sẻ công việc yêu cầu các cá nhân liên quan sẵn sàng được liên hệ trong tuần làm việc ngay cả vào những ngày họ không làm việc để các câu hỏi có thể được trả lời và sự phối hợp giữa hai hoặc nhiều cá nhân cùng một vị trí được tối đa hóa. .
Theo một bài báo trong Quản lý kế hoạch phúc lợi tạp chí, 'Chia sẻ việc làm đạt đỉnh điểm vào năm 2001 khi 26% công ty cung cấp nó như một lựa chọn công việc linh hoạt, theo một báo cáo gần đây của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực. Theo báo cáo của SHRM, số lượng các công ty cho phép chia sẻ việc làm giảm xuống còn 17% vào năm 2004 và ở mức 19% vào năm 2005. '
Chia sẻ việc làm mang đến cho các doanh nghiệp nhỏ cơ hội giữ chân những nhân viên có giá trị sắp nghỉ hưu hoặc sắp có gia đình và sẽ cân nhắc rời đi nếu không có các lựa chọn linh hoạt hơn. Chia sẻ công việc cũng có thể giúp loại bỏ nhu cầu đào tạo nhân viên mới nếu một nhân viên có giá trị rời công ty. Chia sẻ công việc có vẻ đáng sợ đối với các nhà quản lý, những người có thể sợ rằng nó có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, nhiều thủ tục giấy tờ hơn và một loạt các phức tạp khác. Tuy nhiên, nếu có một kế hoạch phù hợp và mỗi người chia sẻ công việc phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình thì có thể tránh được những vấn đề này.
LẬP KẾ HOẠCH VỊ TRÍ CHIA SẺ CÔNG VIỆC
Để chương trình chia sẻ việc làm thành công, cần phải có một kế hoạch vững chắc để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng cách. Người quản lý phải hết sức chú ý đến cách thức hoạt động của hệ thống. Cần phải có sự giao tiếp vững chắc giữa các đối tác làm việc và cấp quản lý, cũng như các nhân viên khác không tham gia chương trình chia sẻ công việc. Được thực hiện đúng cách, chia sẻ công việc có thể dẫn đến mức năng suất cao — thậm chí có thể cao hơn mức đóng góp của một nhân viên truyền thống.
Bước đầu tiên khi thực hiện chương trình chia sẻ công việc là quyết định xem công việc đó có thể được chia sẻ hay không và liệu có những ứng viên có khả năng sẽ chia sẻ công việc đó với ai hay không. Thông thường, những ứng viên này đã tồn tại trong công ty, mặc dù những người chia sẻ việc làm tiềm năng có thể được tuyển dụng từ lực lượng lao động bên ngoài. Những công việc có các nhiệm vụ cá nhân được xác định rõ ràng là tốt nhất để xem xét chia sẻ công việc. Những thứ phức tạp hơn có xu hướng thất bại theo kiểu sắp xếp này. Trên hết, ban lãnh đạo phải cam kết với chương trình chia sẻ việc làm, cũng như các nhân viên đang tham gia chương trình đó.
Một số vấn đề cụ thể cần được xử lý trước khi bắt đầu chương trình chia sẻ việc làm. Bao gồm các:
- Làm rõ mức lương cho một vị trí sẽ được phân chia như thế nào giữa những người chia sẻ công việc và số giờ sẽ được trả như thế nào.
- Xác định số ngày nghỉ và ngày ốm sẽ được phân chia như thế nào cho những người tham gia.
- Thiết lập bộ phận phúc lợi việc làm để cung cấp cho cả hai bên một số bảo hiểm nhưng không khiến công ty phải trả gấp đôi chi phí mà công ty phải chịu cho một nhân viên.
- Nói chi tiết về việc ai sẽ chịu trách nhiệm về những yếu tố nào của công việc.
- Xác định trước cách thức đánh giá việc làm sẽ được xử lý để người chia sẻ việc làm biết mức độ đánh giá của họ sẽ dựa trên sản phẩm công việc của người chia sẻ công việc kia.
Do nhu cầu làm việc rất chặt chẽ với nhau, những người chia sẻ việc làm nên tham gia vào việc quyết định người mà họ muốn chia sẻ công việc. Theo các tác giả của bài báo Kế hoạch Phúc lợi Quản lý, 'Những người chia sẻ việc làm nên tìm đối tác của riêng họ. Việc tìm một đồng nghiệp muốn chia sẻ công việc phụ thuộc vào người chia sẻ công việc tiềm năng, không phải người sử dụng lao động. ' Họ đi một người để giải thích rằng nhà tuyển dụng sẽ cần phải tham gia vào quyết định này để họ có thể đảm bảo rằng các đối tác công việc ở cùng cấp độ nghề nghiệp và tương thích với nhau. Cuối cùng, tình huống chia sẻ công việc phải mang lại lợi ích cho công ty cũng như những nhân viên có liên quan.
CHIA SẺ CÔNG VIỆC VÀ NHÂN VIÊN
Điều quan trọng là tìm đối tác ở vị trí chia sẻ công việc có phong cách làm việc, thói quen, sở thích, tiêu chuẩn chất lượng và kỹ năng giao tiếp tương thích và phù hợp chặt chẽ với nhau. Nhiều khi có thể có lợi nếu nhân viên tự lựa chọn đối tác để đảm bảo đáp ứng các điều kiện này. Thông thường, điều quan trọng nhất là người sử dụng lao động phải tìm đối tác chia sẻ việc làm có trình độ kỹ năng tương đương, nhưng vẫn có những lợi ích có thể có nếu họ không làm như vậy. Ví dụ, một nhân viên có kinh nghiệm hơn có thể đào tạo một nhân viên sắp ra mắt trong tình huống chia sẻ công việc. Khi điều này xảy ra, người sử dụng lao động có thể cắt giảm thời gian và tiền bạc thông thường để đào tạo nhân viên mới, đồng thời trả cho họ mức lương thấp hơn so với người lao động lâu năm trong thời gian này.
Những nhân viên tham gia chia sẻ công việc phân chia trách nhiệm của họ theo nhiều cách khác nhau. Họ có thể chia đều công việc hoặc tách thành từng nhiệm vụ riêng lẻ phù hợp hơn với từng cá nhân. Nếu công việc có những nhiệm vụ không liên quan, chúng cũng có thể được phân chia. Tuần làm việc có thể được chia đôi và các ca có thể được luân phiên để một nhân viên làm việc ba ngày trong một tuần và hai ngày tiếp theo. Nhân viên chia sẻ công việc phải có khả năng điều phối lịch trình của họ để đảm bảo ai đó luôn có mặt trong công việc khi họ được yêu cầu.
LỢI THẾ CỦA VIỆC CHIA SẺ CÔNG VIỆC
Có vẻ như người được hưởng lợi nhiều nhất từ việc chia sẻ công việc là nhân viên. Kiểu sắp xếp này cho phép nhân viên làm việc bán thời gian để dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, đi học hoặc theo đuổi các sở thích cá nhân khác. Các bà mẹ mới sinh nhận thấy rằng đó là một cách để tiếp tục sự nghiệp của họ trong khi không phải đối mặt với những căng thẳng và cảm giác tội lỗi khi đưa con họ vào nhà trẻ toàn thời gian. Những nhân viên lâu năm có kinh nghiệm muốn cắt giảm một chút trong khi vẫn tiếp tục sự nghiệp của họ cũng được hưởng lợi từ việc chia sẻ công việc, cũng như những nhân viên muốn theo đuổi nhiều cơ hội nghề nghiệp cùng một lúc. Ngoài ra, những nhân viên chia sẻ công việc thường thấy rằng kiểu sắp xếp này giúp họ giảm bớt căng thẳng và kiệt sức liên quan đến công việc.
Mặc dù bản chất thường đáng sợ và khả năng nhầm lẫn, chia sẻ công việc cũng có thể được coi là lợi thế và mong muốn đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và người quản lý. Đầu tiên, có một lý thuyết đơn giản rằng hai hoặc nhiều nhân viên riêng lẻ có thể mang lại nhiều khả năng cho công việc hơn là một nhân viên duy nhất có thể. Trong một số trường hợp, chia sẻ công việc cũng có thể kéo dài ngày làm việc và do đó năng suất cao hơn mà không phải trả tiền làm thêm giờ cho nhân viên. Người sử dụng lao động cũng có thể yêu cầu người chia sẻ việc làm làm thêm trong thời gian bận rộn, do đó loại bỏ sự phức tạp khi phải thuê và đào tạo nhân viên tạm thời.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ GIỮ ĐƯỢC CÔNG VIỆC ĐƯỢC CHIA SẺ CHẠY NGAY MƯỢT MÀ
Các nhân viên chia sẻ công việc có một kho tài nguyên để họ giao tiếp với nhau và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành. Các tài nguyên này bao gồm e-mail, điện thoại và tin nhắn fax, danh sách kiểm tra và nhật ký hàng ngày.
Có lẽ vì lợi ích tốt nhất của các chủ doanh nghiệp nhỏ là tiến hành đánh giá hiệu suất của các nhân viên tham gia vào chương trình chia sẻ việc làm để đảm bảo rằng mọi việc diễn ra suôn sẻ. Những đánh giá này có thể là đánh giá cá nhân của từng công nhân hoặc dưới hình thức đánh giá của cả nhóm. Nếu một người gánh vác sức nặng của nhóm và người kia không thực hiện công bằng của mình, thì ban quản lý sẽ quyết định xem đây chỉ là một vấn đề cá biệt với nhóm cụ thể đó hay không hay chương trình chia sẻ việc làm không. một thành công cho doanh nghiệp của họ.
Nếu một cuộc họp liên quan đến công việc diễn ra, các nhân viên và quản lý phải quyết định xem cả hai nhân viên nên tham dự hay chỉ một. Sẽ rất hữu ích nếu những nhân viên chia sẻ công việc làm cùng ngày có thể trùng lặp lịch trình của họ để tương tác và giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru nhất có thể.
Lợi ích cho nhân viên tham gia chia sẻ công việc có thể được xử lý theo nhiều cách khác nhau. Người chia sẻ công việc có thể được hưởng toàn bộ hoặc một phần lợi ích tùy theo tình hình cụ thể. Các lợi ích như bảo hiểm và kế hoạch hưu trí dễ thương lượng hơn và thường được chia theo tỷ lệ. Thời gian nghỉ phép, ngày nghỉ cá nhân và ốm đau, và thậm chí tiền lương cũng có thể được tính theo tỷ lệ thời gian mà mỗi nhân viên dành cho công việc. Như đã nêu ở trên, tất cả các vấn đề này cần được tất cả các bên quyết định và thống nhất trước khi chương trình chia sẻ việc làm được thực hiện. Một hướng dẫn hoặc hợp đồng chính thức được đề xuất để đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đều hiểu những vấn đề này. Thông thường, chia sẻ công việc dẫn đến tăng nhẹ chi phí phúc lợi, chủ yếu là các phúc lợi luật định được bảo hiểm như An sinh xã hội và thuế việc làm. Các chủ doanh nghiệp nhỏ phải quyết định xem liệu mức tăng năng suất giả định có đủ để bù đắp các chi phí này hay không. Vì những người chia sẻ việc làm làm việc ít giờ hơn so với những nhân viên điển hình, tiền lương làm thêm giờ hiếm khi là một vấn đề trong những loại tình huống này.
THƯ MỤC
Arndt, Michael. 'Gia đình cùng nhau lật đổ' ¦ ' Tuần kinh doanh . Ngày 17 tháng 4 năm 2006.
Hirschman, Carolyn. 'Chia sẻ và Chia sẻ bí mật: Chia sẻ công việc có thể thúc đẩy năng suất và giúp giữ chân những người lao động quan trọng, nhưng nó không thể hoạt động hiệu quả nếu không có sự trợ giúp từ bộ phận nhân sự.' HRMagazine . Tháng 9 năm 2005.
'Chia sẻ công việc: Một cách để giữ chân những nhân viên được đánh giá cao.' Quản lý kế hoạch phúc lợi . Tháng 1 năm 2006.
