Các khoản phải thu là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả số lượng tiền mặt, hàng hóa hoặc dịch vụ mà khách hàng và khách hàng của doanh nghiệp đó nợ. Cách thức xử lý việc thu thập các hóa đơn chưa thanh toán, đặc biệt là trong một doanh nghiệp nhỏ, có thể là một yếu tố then chốt trong việc xác định lợi nhuận của một công ty. Mua bán là bước đầu tiên của quy trình dòng tiền, nhưng tất cả các giao dịch bán trên thế giới sẽ chẳng có ích gì nếu không có khoản bồi thường bằng tiền. Hơn nữa, khi một doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu thập những gì họ nợ, họ cũng thường gặp khó khăn trong việc thanh toán các hóa đơn (khoản phải trả) mà họ nợ cho người khác.
Tạo bộ sưu tập
Bằng cách mở rộng tín dụng cho khách hàng — bán hàng theo các điều khoản thanh toán không phải trả trước — về bản chất, bạn đang cho họ vay tiền. Việc thu thập số tiền này có ý nghĩa quan trọng đối với sức khỏe của một công ty. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc chủ yếu vào thiện chí của khách hàng như một chính sách thu tiền. Họ chỉ cần gửi một hóa đơn và họ đợi, và đợi. Một chính sách thu tiền được thiết kế để giảm thiểu sự chậm trễ trong thanh toán là một ý tưởng hay cho các công ty thuộc mọi quy mô.
Trong một thế giới lý tưởng, các khoản phải thu của một công ty sẽ trùng với lịch trình các khoản phải trả của công ty. Trong thế giới thực, có nhiều yếu tố bên ngoài tác động chống lại các khoản thanh toán đúng hạn, một số yếu tố trong số đó nằm ngoài tầm kiểm soát của ngay cả người quản lý cảnh giác nhất. Nhu cầu theo mùa, tình trạng thiếu nhà cung cấp, biến động thị trường chứng khoán và các yếu tố kinh tế khác đều có thể góp phần khiến khách hàng không có khả năng thanh toán hóa đơn kịp thời. Nhận biết những yếu tố đó và kết hợp chúng vào kế hoạch dự phòng dòng tiền có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc thiết lập một hệ thống tài khoản phải thu vững chắc cho doanh nghiệp của bạn.
Bằng cách xem xét các khoản thu từ các chu kỳ thanh toán trong quá khứ, thường có thể phát hiện các vấn đề về dòng tiền định kỳ với một số khách hàng và lập kế hoạch cho phù hợp. Tất nhiên, các chủ doanh nghiệp nhỏ cần phải kiểm tra khách hàng theo từng trường hợp cụ thể. Trong một số trường hợp, công ty con nợ có thể chỉ đơn giản là có một lực lượng bán hàng thiếu chú ý hoặc bộ phận tài khoản phải trả cần thúc đẩy nhiều lần để thực hiện các nghĩa vụ thanh toán của mình. Nhưng trong các trường hợp khác, công ty con nợ có thể chỉ cần thêm một chút thời gian để thực hiện tốt các nghĩa vụ tài chính của mình. Trong nhiều trường hợp, lợi ích tốt nhất của công ty chủ nợ là cắt giảm một chút cơ sở như vậy. Xét cho cùng, một doanh nghiệp bị nợ tiền bởi một công ty nộp đơn yêu cầu bảo hộ phá sản có khả năng nhận thấy rất ít những gì họ nợ. Tuy nhiên, một doanh nghiệp đã xác định rằng khách hàng trả chậm của mình được quản lý tốt có thể quyết định bằng cách cho khách hàng đó thêm một chút thời gian và làm như vậy, có lẽ sẽ có cơ hội phát triển và thịnh vượng trở thành khách hàng lâu dài có giá trị.
Phương pháp thu thập
Một cách tốt để cải thiện dòng tiền là làm cho toàn bộ công ty nhận thức được tầm quan trọng của các khoản phải thu và ưu tiên hàng đầu việc thu tiền. Các bảng sao kê hóa đơn cho từng tài khoản chưa thanh toán cần được xem xét thường xuyên và phải thiết lập lịch trình mục tiêu thu tiền hàng tuần. Các thủ thuật khác trong lĩnh vực thu thập các khoản phải thu bao gồm:
- Nhận giới thiệu tín dụng cho khách hàng mới và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đồng ý gia hạn tín dụng cho khách hàng
- Đừng chậm trễ trong việc thực hiện các cuộc gọi tiếp theo, đặc biệt là với những khách hàng có tiền sử thanh toán muộn
- Hạn chế lý do thanh toán chậm bằng cách bao gồm một phong bì thanh toán trả trước với mỗi hóa đơn
- Biết khi nào nên từ bỏ một tài khoản xấu; Nếu một khoản nợ đã nằm trên sổ sách quá lâu đến mức chi phí theo đuổi việc thanh toán là cắt cổ, có thể đã đến lúc cân nhắc từ bỏ và tiếp tục (tất nhiên, sự khôn ngoan của điều này phụ thuộc rất nhiều vào số tiền nợ)
- Đại lý thu phí chỉ nên được sử dụng như một phương sách cuối cùng
Thời gian thu tiền trên hóa đơn càng lâu thì khả năng thu tiền càng ít. Theo quy tắc chung, theo Tiến sĩ Cornwall, Giám đốc Trung tâm Doanh nhân, Đại học Belmont, 'đừng bao giờ để bất kỳ khách hàng nào đại diện cho một tỷ lệ phần trăm tổng doanh số bán hàng lớn hơn tỷ suất lợi nhuận trung bình của bạn. Bằng cách đó, nếu bạn cần sa thải một khách hàng, bạn vẫn có thể thanh toán các hóa đơn của mình. '
TÀI KHOẢN CÓ THỂ NHẬN ĐƯỢC TÀI CHÍNH
Tài trợ các khoản phải thu cung cấp tài trợ tiền mặt dựa trên sức mạnh của các hóa đơn chưa thanh toán của công ty. Thay vì mua tài khoản, người cho vay sử dụng hóa đơn làm tài sản thế chấp để họ mở rộng các khoản vay ngắn hạn. Bên cạnh việc mang lại lợi ích cho một doanh nghiệp trong khoản nợ, các nhà tài chính cho các khoản phải thu có thể chịu rủi ro lớn hơn so với các nhà cho vay truyền thống và cũng sẽ cho vay các doanh nghiệp mới và sôi động chứng tỏ được tiềm năng thực sự. Người cho vay khoản phải thu cũng sẽ xử lý các khía cạnh khác của tài khoản, bao gồm các khoản thu và tiền gửi, giúp công ty tập trung vào các lĩnh vực năng suất khác. Tuy nhiên, rủi ro liên quan đến loại cam kết này và các thỏa thuận thường dài và ngập trong ngôn ngữ pháp lý. Trước khi xem xét loại hình tài trợ này, chúng tôi khuyến nghị nên tìm kiếm một chuyên gia đánh giá về tình hình thu tiền cụ thể.
THƯ MỤC
Bannister, Anthony Sổ sách kế toán và Tài khoản cho Doanh nghiệp Nhỏ . Công ty TNHH Thẳng thắn, ngày 1 tháng 4 năm 2004.
Đàn bà Bạch Dương yêu đàn ông Bạch Dương
Bragg, Steven M. Thực tiễn tốt nhất về kế toán . John Wiley, 1999.
'Thu thập chính mình.' Inc. Tháng 3 năm 2000.
Cornwall, Tiến sĩ Jeffrey R., David Vang và Jean Hartman. Quản lý tài chính doanh nhân . Prentice Hall, ngày 13 tháng 5 năm 2003.
Flecker, Cody. Thu tiền của bạn: Hướng dẫn thu thập các tài khoản chưa thanh toán phải thu . Rắn hổ mang, 1998.
Longenecker, Justin G., Carlos W. Moore, J. William Petty và Leslie E. Palich. Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ . Thomson South-Western, ngày 1 tháng 1 năm 2005.
Schechter, Karen S. 'So sánh Chi phí, Lợi ích của Dịch vụ Thanh toán Vs. Trong nhà. ' Tin tức Y khoa Hoa Kỳ . Ngày 24 tháng 7 năm 2000.
Schmidt, David. 'Tác nhân của sự thay đổi.' Tín dụng kinh doanh . Tháng 10 năm 2000.
